電子定款と認証について

株式会社をこれから設立しようとする場合には、あらかじめ会社の設立目的や本店の所在地、会社の名称などの必要な事項を定款として作成しておき、それを公証人役場に持ち込んで認証を受けなければならないことになっています。

実は定款にはこれまでのような紙の文書のほかにも、デジタルなファイル形式での文書によることが認められており、これを電子定款と呼んでいます。この電子定款の場合であっても、株式会社設立時の定款認証をしなければならないこと自体に変わりはありません。しかしそのプロセスは紙の場合とはかなり異なっている部分がありますので、事前に調べておくことが望ましいといえます。

電子定款の認証を受けたい場合には、法務省オンライン申請用総合ソフトを法務省の公式ホームページからダウンロードした上で、このシステムを使って申請をする必要があります。実際に認証をするのは公証人役場でとなりますが、その際には公証人役場に何も入っていないディスクを持参して、認証済みの定款を封入してもらうことになります。このような電子定款を作成する場合には、PDFファイルの形式にしなければならないため、編集時にPDFが作成できるソフトがパソコン内にインストールされていることが必要です。

またPDFファイルには従来の署名押印の代わりに電子署名を挿入するため、電子証明書がインストールされているマイナンバーカードと、それを読み取ったり書き出したりするためのICカードリーダー・ライターを入手しておくことになります。特にマイナンバーカードのほうは新規交付にある程度の時間がかかりますので、早めに手配することがたいせつです。

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