電子定款のメリットとデメリット

定款とは、会社を運営していくための決めごとを記した書類です。

会社設立時には必ず定款を作成しなければなりません。昔は定款を紙で提出していましたが、最近では電子データでの提出も認められています。これを電子定款と呼んでいます。電子定款にするメリットは、費用を抑えられることです。

通常の契約書など、経済的取引を伴う文書は、印紙税法が適用され課税されます。紙の定款も印紙税がかかり、作成する際には4万円の収入印紙を貼って納付しなければなりません。ただし、電子定款で作成した場合は、この4万円の印紙税が必要ありません。紙で提出する代わりに電子データで提出すれば、費用を抑えることができます。

会社設立時には必ずかかる法定費用を抑えるメリットがあります。一方で、デメリットもあります。電子定款を利用するには専用機材やソフトを用意しなければなりません。電子データで提出するときには、電子証明書が格納されたマイナンバーカードが必要になります。そのマイナンバーカードを読み取る専用のカードリーダライターを用意しなければなりません。

そしてマイナンバーカードの取得も時間と手間がかかります。マイナンバーカードは申請すると、交付申請書が届きます。交付申請書のハガキと通知カード、本人確認書類を持ってマイナンバーカードの受け取りに役所にいきます。カードの暗証番号の設定や電子証明書の利用手続きをして、ようやく準備完了となります。

紙の定款を電子データに変換するには、無料のソフトもありますが、どれでもいいというわけではありません。電子署名を挿入できる機能がついたPDFファイルに変換する必要があります。電子定款は費用を節約できますが、手続きには機材やソフト、マイナンバーカードの準備が必要です。なお専門家に依頼すれば、手続きを代行してくれるため、スムーズに会社設立手続きができます。

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