電子定款を利用する手順

電子定款を利用するときには、まずツールを揃える必要があります。

PDFフォーマットが指定されていますが、これには署名を挿入するため無料のソフトでは対応できません。所持していないのであれば3万円以上のソフトを購入することになります。この署名も指定されており、マイナンバーカードから電子証明書を読み取って使います。ICカードリーダライタには2000~6000円程度の費用がかかります。

電子定款へ変換するために、まずは紙媒体のときと同じように文書作成ソフトで定款を作成します。それからツールを使用して変換を行いますが、その前に公証人役場に連絡を入れて内容を確認してもらった方が良いです。電子媒体は紙のように訂正印で修正ができず、認証されてから訂正しようとすると会社設立の手続きのやり直しになり、5万円が無駄に発生します。また、PDFファイルに変換すると役場でチェックしたときに記入ができないため、変換前のファイルを提出した方が良いです。

内容に問題がなければ電子定款に変換し、法務省に登録してツールをダウンロードしてパソコンにインストールし、認証の手続きを行います。なお、電子定款でもインターネットで全て完結するものではなく、認証されたらUSBなどの記録媒体や各種書類等を持って役場まで受け取りに行く必要があります。このように多くの手間がかかるものなので、自分で対応するのではなく専門家に依頼することも検討すると良いでしょう。

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